Personvernerklæring

[LEGAL_ENTITY_NAME], organisasjonsnummer [ORG_NUMBER], er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i Passa der Passa bestemmer formål og midler. Kontakt oss på [CONTACT_EMAIL] eller [ADDRESS].

Arbeidsgivere og rekrutteringsbyråer kan også være egne behandlingsansvarlige for opplysninger de samler inn, legger inn eller bruker gjennom Passa. De er ansvarlige for å ha egne lovlige grunnlag og interne rutiner for sin bruk.

For brukere og organisasjoner behandler vi navn, e-post, rolle, innlogging, organisasjonstilknytning, organisasjonsnummer, profilopplysninger, invitasjoner, aktivitetslogger, betalingsstatus og supporthenvendelser.

For kandidater kan vi behandle navn, e-post, profilbilde, LinkedIn-URL, CV, LinkedIn-PDF, intervjunotater, kandidatbrief, rolleinteresse, prosess-status, meldinger, tilbudsaksept, hash-baserte revisjonsspor og tekniske metadata.

Vi ber ikke om særlige kategorier personopplysninger. Dersom CV-er eller notater likevel inneholder slike opplysninger, behandles de bare i den grad det er nødvendig for å håndtere innsendingen, rettigheter, sletting, tvist eller lovpålagte krav.

Opplysninger kan komme direkte fra deg, fra arbeidsgiveren eller byrået du representerer, fra rekruttereren som sender inn en kandidat, fra kandidaten ved tilbudsaksept eller rettighetsforespørsel, fra Brønnøysundregistrene, og fra integrasjoner som brukes til betaling, e-post, kalender og sikkerhet.

Når en kandidat ikke selv har gitt opplysningene direkte til Passa, skal kandidaten få informasjon om behandlingen så tidlig som praktisk mulig, ved forespørsel om godkjenning etter import når denne funksjonen er aktiv, ellers ved kandidatvarsel etter innsending. Varselet peker til rettigheter for innsyn, sletting og innsigelse.

Vi behandler konto- og organisasjonsdata for å opprette konto, autentisere brukere, håndtere organisasjonstilgang, levere tjenesten og oppfylle avtalen med arbeidsgivere og byråer.

Vi behandler kandidatdata for å gjennomføre rekrutteringsprosessen, kontrollere duplikater, holde blind-vindu, kuratere innsendelser, varsle kandidater, håndtere tilbudsaksept, løse tvister og forebygge omgåelse eller misbruk. Aktuelle grunnlag kan være avtale, berettiget interesse, rettslig forpliktelse og, der produktet faktisk innhenter det, samtykke.

Når du får en forespørsel om deling, viser Passa opplysningene, mottakerkategoriene og hvor lenge godkjenningen gjelder. Vi lagrer valgene, tidspunktet, informasjonen du fikk og hvilke stillinger du senere blir foreslått til. Du får beskjed om stillingen og arbeidsgiveren ved hver innsending. Du kan trekke godkjenningen tilbake via den personlige lenken. Det stopper videre tilgang i Passa for innsendinger som bygger på denne godkjenningen, men sletter ikke filer arbeidsgiveren allerede har lastet ned.

Kobler du til LinkedIn, bruker vi LinkedIns innloggingsbekreftelse til å knytte tilkoblingen til riktig profil og hente profilbildet ditt. Tilgangstokenet brukes under tilkoblingen og lagres ikke for senere tilgang. En LinkedIn-tilkobling fra kontoinnstillingene gir ikke tillatelse til å dele en kandidatprofil. Du kan beholde, bytte eller fjerne profilbildet i Passa.

Vi behandler betalings-, faktura- og revisjonsdata for betaling, utbetaling, regnskap, svindelforebygging, sikkerhet og rettskrav. Vi behandler tekniske logger for sikkerhet, feilsøking og stabil drift.

Passa kan bruke AI-verktøy til å strukturere stillingsannonser, intervjuguider, CV-er, LinkedIn-PDF-er, intervjunotater og kandidatbriefer. Passa kan også bruke AI-støtte til å foreslå match- og bekymringsmomenter for operatør- eller arbeidsgivervurdering.

AI-resultater skal ikke være eneste grunnlag for ansettelsesbeslutninger. Arbeidsgiver er ansvarlig for sin vurdering, og Passa kan bruke menneskelig kuratering og manuell overstyring i prosessen.

Opplysninger deles med arbeidsgivere og byråer når det er nødvendig for den aktuelle rekrutteringsprosessen. Arbeidsgivere får ikke se kandidatinnsendelser som holdes tilbake i blind-vindu før de frigjøres etter Passas regler.

Vi bruker leverandører til hosting, database, lagring, autentisering, AI, e-post, kalender, betaling, support, sikkerhet og drift. Dette kan omfatte Supabase, Anthropic/Claude, Stripe, Cal.com eller Cal.eu, Resend, Brønnøysundregistrene, VPS-/hosting-leverandører og Vercel for relevante offentlige flater.

Vi kan dele opplysninger når det er nødvendig for lovpålagte plikter, tvister, sikkerhetshendelser, betalingskrav, revisjon, virksomhetsoverdragelse eller for å beskytte rettighetene til Passa, brukere, kandidater eller tredjeparter.

Noen leverandører kan behandle personopplysninger utenfor EØS. Når dette skjer, skal Passa bruke et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, adekvansbeslutning eller andre lovlige mekanismer. Konkret leverandør- og overføringsoversikt må bekreftes før produksjonsbruk.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene over, inkludert aktiv rekrutteringsprosess, konto, betaling, tvist, sikkerhet, regnskap og lovpålagte plikter. Kandidatdata skal ikke lagres lenger enn nødvendig for den konkrete prosessen og legitime oppfølgingsbehov.

Når en kandidat bruker Passas slettelenke, fjerner vi personopplysninger fra aktive og ventende innsendelser i tråd med produktets sletterutiner. Hash-baserte revisjonsspor og lovpålagte regnskaps- eller sikkerhetslogger kan beholdes der det finnes et lovlig grunnlag.

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og protestere mot behandling. Der behandling bygger på samtykke, kan samtykke trekkes tilbake. Kandidater kan bruke lenker i kandidatvarsel for å protestere mot videre behandling eller be om sletting.

Vi kan måtte verifisere identitet før vi svarer. Dersom du mener behandlingen bryter personvernreglene, kan du klage til Datatilsynet.

Passa bruker nødvendige informasjonskapsler og tilsvarende teknologi for innlogging, sesjon, sikkerhet, betalingsflyt, språkvalg og grunnleggende drift. Disse er nødvendige for at tjenesten skal fungere og kan ikke slås av i Passas samtykkepanel.

Analyse- og markedsføringskapsler brukes bare etter forhåndssamtykke. Samtykket lagres som en egen Passa-cookie og gjelder på tvers av passa.no, www.passa.no og app.passa.no, slik at du slipper å svare flere ganger for samme tjeneste.

Du kan endre eller trekke samtykket tilbake via «Cookie-innstillinger» i bunnmenyen. Det skal være like enkelt å avvise eller trekke samtykket tilbake som å gi det.

Passa bruker tilgangsstyring, private lagringsområder, korte signerte lenker, logging, rolletilgang og tekniske kontroller for å beskytte personopplysninger. Ingen digital tjeneste kan likevel garantere full sikkerhet.

Vi kan oppdatere personvernerklæringen når tjenesten, leverandører, lovkrav eller behandlingsaktiviteter endres. Vesentlige endringer varsles på rimelig måte. Spørsmål sendes til [CONTACT_EMAIL].